De Wet ter bestrijding van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Wet toezicht trustkantoren 2018(Wtt) zijn specifiek ontwikkeld om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Trustkantoren spelen een cruciale rol in het naleven van deze wetten, vooral omdat zij diensten verlenen aan cliënten met complexe eigendomsstructuren. Een belangrijk instrument voor het waarborgen van naleving zijn de Wtt-audits, onafhankelijke beoordelingen die inzicht verschaffen in de mate waarin trustkantoren zich houden aan de Wwft en de Wtt.
De Wtt legt een strikt kader vast voor cliëntenonderzoek, met speciale nadruk op het identificeren van de Ultimate Beneficial Owner (UBO). Trustkantoren staan onder toezicht van de DNB, die regelmatig audits uitvoert om te controleren of zij aan hun wettelijke verplichtingen voldoen. Daarnaast biedt Holland Quaestor richtlijnen en ondersteuning aan trustkantoren om hen te helpen navigeren door de complexe regelgeving.
Dit artikel biedt een diepgaand inzicht in onze aanpak van een Wtt-audit, gebaseerd op de best practices en richtlijnen van zowel De Nederlandsche Bank (DNB) als Holland Quaestor (HQ).
Good Practices en Aanbevelingen voor Trustkantoren
DNB en HQ benadrukken het belang van duidelijke procedures en documentatie. Zij adviseren trustkantoren het volgende:
- Bijhouden van dienstverleningsdossiers: Zorgvuldig bijhouden van alle documentatie en onderbouwingen met betrekking tot cliëntenonderzoek, de doelvennootschap en UBO-identificatie.
- Uitvoeren van regelmatige updates: Procedures en richtlijnen regelmatig bijwerken om te voldoen aan de laatste wet- en regelgeving.
- Maken van een duidelijke koppeling tussen de SIRA en het beleid, procedures en werkwijzen bij de uitvoering van het cliëntenonderzoek
- Investeren in opleiding en training: Continu investeren in de opleiding en training van personeel om hen op de hoogte te houden van de nieuwste compliance vereisten.
Waarom een Wtt-audit?
Er zijn verschillende redenen waarom een trustkantoor een Wtt-audit zou moeten laten uitvoeren:
- Naleving van wet- en regelgeving: Wtt-audits helpen trustkantoren om te voldoen aan de complexe eisen van de Wwft en de Wtt. Het tijdig signaleren van non-compliance kan omvangrijke boetes en hersteltrajecten voorkomen.
- Risicobeoordeling en -beheer: Wtt-audits kunnen zwakke punten in de interne controleprocessen van een trustkantoor identificeren, waardoor ze beter risico's met betrekking tot witwassen en financiering van terrorisme kunnen beheren.
- Versterking van de interne governance: Wtt-audits kunnen leiden tot verbeteringen in het intern governance van een trustkantoor. Dit kan het vertrouwen van cliënten en toezichthouders vergroten.
Wie kan een Wtt-audit uitvoeren?
Wtt-audits mogen alleen worden uitgevoerd door gekwalificeerde en onafhankelijke auditors. Deze auditors moeten beschikken over de nodige kennis en ervaring van de Wwft, de Wtt en de trustsector.
Wtt-audit aanpak
Bij Projective Group voeren wij de Wtt-audit uit in overeenstemming met de richtlijnen van de Wtt en Btt 2018 en de richtlijnen van HQ. Onze auditbenadering richt zich op de effectiviteit van de organisatorische structuur, het cliëntenonderzoek (dienstverleningsdossier) en de compliance functie. Hierbij houden wij rekening met de specifieke risico's en complexiteit van uw trustkantoor.
Stap voor stap auditproces
- Opstellen Audit Charter: Dit document beschrijft de doelstellingen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de auditfunctie. Het charter wordt, voor zover niet aanwezig, opgesteld in samenwerking met het management van het trustkantoor en goedgekeurd door het bestuur.
- Risicoprofiel en zelfevaluatie: Een actueel risicoprofiel vormt de basis voor de audit. Het management ontvangt een zelfevaluatieformulier ter voorbereiding van een efficiënte audit. De auditor beoordeelt vervolgens het risicoprofiel van het trustkantoor, inclusief de cliëntenportefeuille, de geografische locatie en de gebruikte producten en diensten.
- Auditplan: Het jaarlijkse auditplan beschrijft de normen en taken die de auditor zal uitvoeren. Dit plan wordt opgesteld op basis van het risicoprofiel en goedgekeurd door het bestuur.
- Uitvoering van de audit: De audit omvat onder andere interviews, documentanalyses en steekproeven van cliëntenbestanden. Hierbij hanteren wij een risicogebaseerde benadering om de diepgang en frequentie van de auditwerkzaamheden te bepalen. Bij de uitvoering van de audit wordt minimaal aandacht besteed aan:
- Evaluatie van interne controleprocessen: De auditor evalueert de interne controleprocessen van het trustkantoor, met inbegrip van het cliëntenonderzoek, de transactiemonitoring en de rapportage.
- Compliance-toetsing: De auditor voert (inhoudelijke) toetsen uit om te controleren of het trustkantoor zich houdt aan de Wwft en de Wtt.
- Rapportage en opvolging: De bevindingen van de audit worden gerapporteerd aan het management. Eventuele tekortkomingen en verbeterpunten worden besproken en opgevolgd. Het rapport omvat concrete aanbevelingen om de naleving en effectiviteit van de processen te optimaliseren.
Waarom Projective Group kiezen voor uw Wtt-audit?
Ons audit team bestaat uit deskundige auditors en collega’s met jarenlange ervaring in de financiële sector, de trustsector, toezichthouders en een diepgaande kennis van de relevante regelgeving. Onze auditors zijn geregistreerd bij erkende beroepsorganisaties. Wij hebben niet alleen verstand van audit, maar ook de trustsector en met name de complexiteit van het cliëntenonderzoek. Onze doelstelling is om uw organisatie zoveel mogelijk toegevoegde waarde te bieden door niet alleen de resultaten te rapporteren maar concrete en pragmatische adviezen te geven waarbij wij ook de laatste inzichten van DNB betrekken.
- Onafhankelijke en betrouwbare audits: Onze audits worden uitgevoerd door onafhankelijke professionals die geen operationele verantwoordelijkheden binnen uw organisatie hebben.
- Duidelijke en actuele rapporten: Onze rapportages zijn helder en bevatten concrete aanbevelingen om uw naleving te verbeteren.
Indien gewenst kan een separaat team van Projective Group u helpen met de het realiseren van de noodzakelijke verbetering van processen, dienstverleningsdossiers en de governance van uw organisatie.
Conclusie
Wtt-audits zijn voor een verantwoordelijk bestuur of directie essentieel om zekerheid te krijgen over de naleving van wet- en regelgeving in de organisatie. Door waar nodig in te grijpen, worden verrassingen, sancties en dergelijke voorkomen. Met onze auditdiensten krijgt uw organisatie zekerheid over waar het goed gaat, maar ook inzicht in waar het beter moet. De inzet van mensen met verregaande trustervaring (zowel vanuit de trustsector, als vanuit de toezichthouder) zorgt ervoor dat wij uw organisatie verder kunnen helpen met concrete en praktische adviezen.
Voor meer informatie over hoe wij uw trustkantoor kunnen ondersteunen bij het naleven van de Wtt, bezoek onze website of neem direct contact met ons op.
