De implementatie van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) is een complex en uitdagend proces. Ondanks de inspanningen van de afgelopen anderhalf tot twee jaar, ziet Projective Group nog altijd veelvoorkomende valkuilen die optreden bij dit soort grootschalige transities. In dit artikel bespreken we enkele van de belangrijkste valkuilen en hoe je deze vermijdt.
Voordat we in de valkuilen duiken, eerst nog even dit. Wellicht voelt het alsof het al te laat is om bepaalde valkuilen te vermijden. Misschien zit je er namelijk al middenin of denk je dat het meer tijd kost om nu nog om de valkuil te bewegen dan er dwars doorheen te gaan. Juist als je het gevoel hebt dat je al te laat bent, is dat reden om zaken anders te gaan doen. Accepteer dat je voor sommige dingen te laat bent. Laat je het lopen omdat je ‘toch al te laat bent’ dan stapelen problemen zich alleen maar op. Liever kijk je naar welke acties je kunt doen om meer problemen te voorkomen.
Een van de grootste uitdagingen bij de Wtp-implementatie is de complexiteit van de samenwerking tussen verschillende partijen. Het is cruciaal om een gedegen aanpak en planning op te stellen, deze goed door te spreken en op te volgen. Helaas wordt dit vaak niet diepgaand genoeg uitgewerkt, waardoor onduidelijkheid ontstaat over wie wat en wanneer doet. Dit leidt tot problemen en vertragingen. Dit is niet alleen een Wtp-valkuil, maar een typisch probleem bij grote veranderprogramma’s.
Het is ook niet raar dat deze valkuil bij veel veranderprogramma’s de kop opsteekt. Enerzijds is er in de startfase nog veel onduidelijk en zijn mensen niet gewend om heel gestructureerd een project van dit formaat vorm te geven. Anderzijds wil iedereen snel beginnen want er is weinig tijd. Die combinatie maakt dat je snel de structuur laat vallen en samenwerkingen stroever verlopen.
Oplossing: Het opzetten van een transitieoffice helpt hierbij. Dit team zorgt over de hele keten dat planningen duidelijk en strak uitgewerkt zijn en iedereen op de hoogte is van de voortgang. Dit zorgt voor een soepele flow en voorkomt dat inhoudelijke experts zich moeten bezighouden met de logistiek van het project.
Een andere veelvoorkomende valkuil is het gebrek aan vroege en effectieve communicatie met de medewerkers en andere stakeholders. Je gaat een grote verandering doorvoeren, vanuit verandermanagement is regel één dat je vanaf het eerste uur communiceert met betrokkenen. Zij moeten begrijpen wat er gebeurt en wat dat voor hen betekent. Door drukte krijgt dit geen prioriteit. Vaak wordt er pas laat in het proces gecommuniceerd, wat resulteert in een complexe en overweldigende boodschap.
Oplossing: Bouw de communicatie op in kleine, behapbare stappen en begin hiermee vanaf dag één. Maak gebruik van interactieve middelen om de betrokkenheid te vergroten, zoals een AI-tool of chatbot die snel en efficiënt vragen kan beantwoorden. Dit zorgt voor een beter begrip en acceptatie van de verandering. Ook als je nu al ver voorbij dag één bent, is het verstandig om vanaf dit moment de communicatie in te halen en in de toekomst in hapklare brokken op te delen en te communiceren.
Projective Group werkt op dit moment aan de chatWtp-bot gespecialiseerd in Wtp. Implementeer je deze in jouw organisatie, dan kunnen medewerkers alle vragen op de chatbot afvuren. Wij hebben de chatbot getraind om op alle standaardvragen snel antwoord te kunnen geven. Daarnaast leert de bot snel van nieuwe vragen. Onze chatWtp-bot gaat in Q3 2024 live.
In de laatste fase van de implementatie, wanneer de deadline nadert, ontstaan vaak spanningen tussen verschillende partijen. De een is al net wat verder dan de ander, wat resulteert in irritaties en spanningen. Dit kan leiden tot stress en paniek, wat de samenwerking en de voortgang belemmert. Uiteraard is dat altijd een probleem, maar dat is het helemaal bij de Wtp.
Na de implementatiefase volgt de transitiefase. Hierin werk je met dezelfde partijen samen. Sloot je de implementatiefase niet prettig af, dan start je de volgende fase ook niet goed samen op.
Oplossing: Versterk de samenwerking in deze cruciale fase door intensiever overleg en door prioriteiten te stellen. Het eerste wat in deze periode uit de agenda’s gaat, zijn overleggen terwijl deze juist nu van belang zijn. Zorg ervoor dat problemen snel worden geïdentificeerd en aangepakt. Het inschakelen van extra hulp, zoals ervaren consultants, kan ook bijdragen aan een soepele afronding van de implementatiefase en een succesvolle start van de transitie.
De implementatie van de Wet toekomst pensioenen is een uitdagend proces, maar met de juiste aanpak kun je de veelvoorkomende valkuilen vermijden. Ook als je al ver voorbij het startpunt bent. Door te investeren in een transitieoffice, vroegtijdige en effectieve communicatie en intensieve samenwerking in de eindfase, kan de transitie soepel en succesvol verlopen.
Last-minute extra handjes nodig of zoekt jouw organisatie naar advies rondom de Wtp-implementatie? Onze experts staan klaar om je te ondersteunen en te begeleiden door dit complexe proces.
WTP Lead
Harold is een resultaatgedreven professional met een bewezen track record van het leveren van succesvolle resultaten in het bankwezen, vermogensbeheer en pensioenen. Vaardig in programma- en projectmanagement, strategieontwikkeling, verandermanagement, leveranciersmanagement, procesoptimalisatie en datamigratie. Harold is toegewijd aan het stimuleren van organisatorische uitmuntendheid en het bereiken van bedrijfsdoelstellingen.
