Compliance functie invullen voor kleine financiële instellingen  

Of je nu 3 of 300 mensen in dienst hebt, de toezichthouder vereist van financiële instellingen dat ze beschikken over een compliance officer die hen door het steeds veranderende regelgevingslandschap heen navigeert. Veel organisaties hebben echter niet de capaciteit om een fulltime compliance officer in dienst te nemen. Voor deze kleinere bedrijven kan het uitdagend zijn om te voldoen aan de compliance vereisten. Het vereist vaak gespecialiseerde kennis en middelen die niet direct beschikbaar zijn. Dat is waar Projective Group's externe compliance officers kunnen ondersteunen.  

Een veelvoorkomende uitdaging 

Onze klant, een kleine beleggingsonderneming, benaderde ons met een veelvoorkomende uitdaging: ze waren een groeiende organisatie, wettelijk verplicht om een compliance officer te hebben, maar ze hadden onvoldoende middelen en expertise om deze rol intern in te vullen. Met slechts vier werknemers leek het in eerste instantie haalbaar om een van de directeuren aan te wijzen als compliance officer. Echter bleek dit niet te combineren met de andere verantwoordelijkheden. Zelfs als compliance professional is het bijna onmogelijk voor één persoon om op de hoogte te blijven van alle wetten en regels, gezien het tempo waarin ze ontwikkelen. De klant erkende de behoefte aan gespecialiseerde ondersteuning, en schakelde ons in.   

Gedeelde verantwoordelijkheid 

Wanneer we met zo'n verzoek worden geconfronteerd, is het eerste wat we doen uitzoeken of de samenwerking passend is. "Zo'n samenwerking aangaan betekent dat je de verantwoordelijkheid moet delen. Voordat we akkoord gaan om met een organisatie samen te werken, doen we een quick scan. Wie is dit bedrijf? Wat doen ze? Hoe hebben ze tot nu toe aan hun wettelijke verplichtingen voldaan?", zegt Paul Hilkman, een van onze externe compliance officers. "Een bijkomend voordeel van deze quick scan is dat het meteen duidelijk maakt op welke verbeterpunten we ons moeten richten. Het is een goed startpunt voor het opstellen van een jaarlijks actieplan." 

In dit plan schetsen we de belangrijkste onderwerpen waaraan we voor de klant gaan werken en maken we een schatting van het aantal benodigde uren. Dit plan richt zich niet alleen op het monitoren van de naleving van bestaande regelgeving, maar bevat ook strategieën voor het implementeren van nieuw beleid en het voldoen aan nieuwe standaarden. "Je kunt je activiteiten echter nooit helemaal plannen. Je weet niet precies welke issues in de loop van het jaar naar voren zullen komen en of de toezichthouder aanvullende vragen zal hebben", zegt Paul. "Tijdens onze periodieke vergaderingen komen we hier altijd op terug. We leggen uit wat we als compliance officer hebben gedaan, welke activiteiten we hadden gepland, of we op schema liggen en waar we de koers moeten bijstellen. Op deze manier houden we de feedbackloop met de klant zo kort mogelijk." 

Een voorbereidende quick scan laat ons niet alleen zien of we met een klant willen samenwerken, maar ook op welke gebieden we ons moeten richten tijdens onze dienstverlening als externe compliance officer.

Paul Hilkman, Externe Compliance Officer

Gedeelde kennis is verdubbelde kennis 

Gezien het aantal wetten en regels en het tempo waarin ze evolueren, is het bijna onmogelijk voor één persoon om altijd op de hoogte te blijven van al deze regels. Hoewel we ernaar streven om de continuïteit voor een bedrijf te garanderen door hen één toegewijde External Compliance Officer toe te wijzen, staan we elkaar bij", legt Paul uit. "Onze compliance tool Ruler is hierbij van onschatbare waarde. We registreren ons werk nauwgezet in Rulerzodat een collega het naadloos kan overnemen als ik er niet ben. Ook de klant heeft inzicht in al deze informatie, wat een optimale samenwerking tussen de klant en de consultant bevordert. En last but not least heeft elke compliance officer op Projective Group ook een ander expertisegebied, zodat we altijd op elkaars kennis kunnen terugvallen. Als een klant bijvoorbeeld hulp nodig heeft met ESG of IT compliance, dan hebben we collega's die gespecialiseerd zijn in deze wetgevingsgebieden die kunnen helpen." 

Onze samenwerking gaat echter verder dan advies geven alleen. We kunnen de klant begeleiden bij het maken van strategische keuzes en adviseren over de vervolgstappen. "Als de klant dat wil, kunnen we ook concrete input leveren, zoals templates die de klant vervolgens kan afstemmen op zijn specifieke situatie", voegt Paul toe.

Het is onmogelijk voor één persoon om altijd op de hoogte te zijn van alle veranderende wet- en regelgeving. Onze compliance software, Ruler, is van onschatbare waarde om ons op de hoogte te houden van ontwikkelingen in alle financiële wet- en regelgeving.

Paul Hilkman, Externe Compliance Officer

Belangrijkste resultaten: effectieve compliance en gemoedsrust 

Toegevoegde waarde van de voortdurende samenwerking met Projective Group:  

1. Compliance, natuurlijk: onze aanpak op maat zorgt ervoor dat de klant voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving. Onze compliance tool Ruler, gecombineerd met de uitgebreide kennis en expertise van onze consultants, minimaliseert de risico's van non-compliance. 
2. Geïnformeerde besluitvorming: de combinatie van realtime inzichten in regelgeving via Ruler en het advies van onze compliance experts, zorgt dat de klant geïnformeerde beslissingen kan namen en tijdig kan bijsturen.  
3. Training & awareness: onze hulp gaat verder dan een consultatie. We bieden ook trainingen, persoonlijk of online, om de klant te voorzien van de kennis om compliance te handhaven. Deze trainingen worden gegeven door de External Compliance Officer of via ons trainingsinstituut, The Ministry of Compliance. 
4. Continue ondersteuning & back-up: terwijl we altijd een toegewijde compliance officer aan de klant toewijzen, zorgt ons netwerk van experts voor consistente back-up en ondersteuning, zodat continuïteit is gegarandeerd, zelfs onder onvoorziene omstandigheden.  
5. Strategische begeleiding: als er nieuwe regels van toepassing worden, begeleiden we de klant bij het nemen van strategische beslissingen om compliance te garanderen en tegelijkertijd in lijn te blijven met de bedrijfsdoelen. 
6. Tevreden toezichthouders: door proactief in te gaan op de vragen en zorgen van toezichthouder, bouwt de klant een positieve relatie op met de AFM of DNB.  
7. Gemoedsrust: wij focussen op de naleving van wet- en regelgeving, zodat jij je kunt focussen op wat jij graag doet: ondernemen.  

Ben jij een groeiend bedrijf dat worstelt om door het ingewikkelde web van compliance, wetten en regels te navigeren? Wij zijn er voor u! Lees meer over onze compliance ondersteuning of neem contact met ons op en ontdek hoe we je van dienst kunnen zijn.

Over Projective Group

Projective Group is opgericht in 2006 en is een toonaangevende veranderspecialist voor de financiële sector. Met diepgaande expertise op practices in Data, Payments, Transformatie en Risk & Compliance.

We worden binnen de sector erkend als een leverancier van complete oplossingen, die samenwerkt met klanten in de financiële dienstverlening om oplossingen te bieden die zowel holistisch als pragmatisch zijn. We hebben ons ontwikkeld tot een betrouwbare partner voor bedrijven die willen gedijen en bloeien in een steeds veranderend landschap van financiële dienstverlening.