Minder zoekplaatjes en roze brillen bij Wtp-communicatie met deelnemers

Wtp-communicatie met deelnemers moet duidelijker en evenwichtiger

In een recent rapport over deelnemerscommunicatie schetst de AFM helder haar verwachtingen. Het goede nieuws is dat de toezichthouder vooruitgang signaleert. Tegelijkertijd is er ook ruimte voor verdere verbeteringen. De AFM concludeert dat pensioenfondsen duidelijker moeten zijn over de negatieve gevolgen en risico’s van hun besluiten. Ook de begrijpelijkheid en vindbaarheid van de communicatie moeten beter.

Dat communicatie met deelnemers een speerpunt is in het toezicht van de AFM, was al langer duidelijk. Met dit rapport geeft de AFM helder inzicht in wat zij verwacht en hoeveel pensioenfondsen voldoen aan de gestelde eisen.

Bevindingen rapport deelnemerscommunicatie

De belangrijkste conclusies van de AFM zijn:

• Ook negatieve gevolgen dienen helder (evenwichtig) gecommuniceerd te worden.
• Communiceer per informatielaag evenwichtig. Dit betekent dat niet in de eerste informatielaag alle positieve aspecten zijn genoemd en in de diepere informatielagen de nadelige aspecten en risico’s worden weergegeven.
• Communiceer in begrijpelijke taal en vermijd jargon.
• De onderbouwing en gevolgen van belangrijke besluiten moeten vindbaar zijn voor de deelnemer.
• Als informatie beschikbaar wordt gesteld, informeer dan alle deelnemersgroepen actief over de vindplaats van die informatie. Verwijzingen in pop-ups of via een algemene mededeling in een brief voldoen niet.

Aanbevelingen

In het rapport doet de toezichthouder een aantal aanbevelingen rondom het besluitvormings- en communicatieproces. Hiermee kunnen pensioenfondsen de besluitvorming en communicatie meer vanuit het deelnemersbelang invulling geven. Samengevat komen de aanbevelingen op het volgende neer:

• Maak de deelnemerscommunicatie onderdeel van het besluitvormingsproces.
• Neem de uitlegbaarheid aan deelnemers expliciet in de besluitvorming mee.
• Betrek communicatie-experts bij de voorbereiding van de besluitvorming en laat adviserende stakeholders, zoals het verantwoordingsorgaan en sleutelfunctiehouders, ook adviseren over de deelnemerscommunicatie.

Onze opinie

Hoewel het rapport evenwichtig is en zowel de positieve uitkomsten als de verbeterpunten worden beschreven, blijkt hieruit dat er door een aantal pensioenfondsen nog de nodige stappen moeten worden gezet. Ook in dit rapport wordt duidelijk dat de toezichthouder veel belang hecht aan communicatie die begrijpelijk is en de deelnemer een volledig inzicht geeft in de achtergronden bij besluiten en waarin zowel de voor- als nadelen worden belicht.

Uit eerdere guidance over het communicatieplan blijkt ook dat een goede segmentatie van deelnemersgroepen positief kan bijdragen aan een aantal aandachtspunten uit dit rapport. De bevindingen zijn representatief voor de uitdagingen die deelnemerscommunicatie met zich meebrengt.

Naar ons oordeel benadrukken deze bevindingen het belang van een goed doordacht communicatieplan. Het tijdig gereed hebben van een helder communicatieplan en communicatieproces kan positief bijdragen aan de informatiepositie van de deelnemer en stelt het pensioenfonds ook in staat om verantwoording af te leggen voor de gemaakte keuzes.

Hulp nodig?

Aan de communicatie door pensioenfondsen worden hoge eisen gesteld door de toezichthouder. Het is niet alleen van belang om correct en duidelijk te communiceren; de toezichthouder verwacht dat dit ook evenwichtig en tijdig gebeurt. Wij kunnen u daarbij helpen, bijvoorbeeld door het reviewen van bestaande uitingen of het opstellen of reviewen van het communicatieplan.