Pensioenfondsen zijn niet wettelijk verplicht om een compliancefunctie in te stellen. Wel moeten ze aan veel wet- en regelgeving voldoen. Integriteit is daarbij een randvoorwaarde. Pensioenfondsbesturen zijn verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en een integere bedrijfsvoering. Maar hoe borg je dat? Er is begrijpelijke druk vanuit deelnemers om de uitvoeringskosten laag te houden. Veel werkzaamheden zijn uitbesteed, maar de verantwoordelijkheid blijft bij het pensioenfonds zelf. Hoeveel tijd vergt het inrichten van een tweedelijns compliancefunctie? En als je de functie zelf inricht, hoe waarborg je dan voldoende onafhankelijkheid?
Regelmatig worstelen pensioenfondsbesturen met deze vragen. Een oplossing voor dit vraagstuk is de aanstelling van een externe compliance officer. In deze bijdrage vermelden wij de voor- en nadelen van een externe compliance officer bij pensioenfondsen op basis van ervaring bij onze klanten. De belangrijkste afwegingen daar bij zijn:
Pensioenfondsen waarbij een bestuurder of medewerker van het bestuursbureau de functie combineert, kan de rol in de praktijk vaak onvoldoende onafhankelijk invullen. De bestuurder of medewerker vervult namelijk ook een andere rol binnen het pensioenfonds. Voor een medewerker van een bestuursbureau of een bestuurslid kan dit betekenen dat er negatief geadviseerd moet worden over een nevenfunctie van een bestuurslid of een uitnodiging niet geaccepteerd mag worden. Dit leidt gemakkelijk tot potentiële belangenconflicten.
We merken bij verschillende fondsen dat de urenbesteding voor compliance activiteiten verschilt en grotendeels samenhangt met de omvang van het pensioenfonds en het aantal verbonden personen. Omdat een belangrijk deel van de werkzaamheden van een pensioenfonds extern is ondergebracht, is de compliancefunctie geen dagtaak. Wel is het belangrijk dat de compliancefunctie beschikbaar is als het nodig is, bijvoorbeeld bij incidenten. Een aantal activiteiten zal in een beperkte periode meer capaciteit vragen (zoals een nalevingsonderzoek van de Gedragscode of de SIRA).
Het voordeel van de inzet van een externe compliance officer is dat de beschikbaarheid schaalbaar is en afgestemd kan worden op specifieke werkzaamheden.
De wet- en regelgeving voor pensioenfondsen is breed. Er zijn veel regels op het gebied van integere bedrijfsvoering, maar er gelden bijvoorbeeld ook regels op het gebied van duurzaamheid. Die breedte maakt het niet altijd gemakkelijk om al die specifieke en diepgaande kennis in één functionaris te verenigen. Het hebben van een externe compliance officer die verbonden is aan een organisatie met verschillende specialisaties biedt hierin voordelen. Bij specifieke vraagstukken kan de compliance officer advies inwinnen van andere specialisten.
Bij veel pensioenfondsen is de monitoring van de naleving van de Gedragscode een belangrijk aandachtsgebied van de compliance officer. De wettelijke eisen die gelden voor pensioenfondsen gaan echter een stuk verder dan integriteit alleen. Als we kijken naar de verplichtingen die gelden uit hoofde van de Wtp en die voortvloeien uit de transitie, dan kan gesteld worden dat het aandachtsgebied een heel stuk breder is dan de Gedragscode alleen.
We zien in de praktijk dat pensioenfondsen de rol van de compliance officer graag afbakenen. Dat is begrijpelijk. Het beperken van het mandaat tot de Gedragscode en de SIRA brengt echter risico’s met zich mee. In afspraken die wij maken met Pensioenfondsen besteden wij veel aandacht aan die zorgen. Hier door zijn we voorspelbaar en kunnen we een goede invulling geven aan de verantwoordelijkheden van pensioenfondsbestuurders.
Bij het intern invullen van de compliancefunctie is het in de praktijk vaak lastig om de benodigde tijd passend in te vullen. Omdat de tijdsbesteding van een compliance officer niet altijd een mooie evenredige verdeling kent, kan dit al snel problemen opleveren. Het extern beleggen van de compliancefunctie heeft als voordeel dat er flexibel afspraken te maken zijn over de tijdsbesteding per maand. En als er een keer meer tijd nodig is, dan is dit over het algemeen flexibel in te vullen.
Zo kan op belangrijke momenten de continuïteit gegarandeerd worden. Door de functie extern te beleggen bij een partner met voldoende omvang, wordt ook het risico beperkt dat de compliance officer onverhoopt voor een langere periode niet beschikbaar is. Naast de brede pool van specialisten kan ook altijd ingesprongen worden bij het uitvallen van een compliance officer of als extra capaciteit nodig is.
Het extern beleggen kan echter leiden tot een zekere afhankelijkheid. Dit risico kun je minimaliseren door goede afspraken te maken over de overdracht van de gegevens zodat je, wanneer dit nodig is, eenvoudig kunt overstappen naar interne invulling of een andere externe partij.
Het beheersbaar houden van de uitvoeringskosten is een belangrijke verantwoordelijkheid voor pensioenbestuurders. Een eerlijke vergelijking tussen de tijdsbesteding en kosten bij een interne oplossing en een externe compliance officer is een goed vertrekpunt.
Het dilemma bij een externe compliance officer is de beheersing van de kosten. Goede afspraken door het opstellen van een jaarplan en afbakening van de rol kan hieraan bijdragen. Daarnaast is het goed om budget op te nemen voor gevraagd en ongevraagd advies en incidenten. Een jaarplan waarbij geen ruimte is ingebouwd voor dit type werkzaamheden, heeft als resultaat dat de compliance officer zijn rol niet voldoende kan invullen. Met een helder compliance charter, een concreet jaarplan en ruimte voor proactieve en onvoorziene werkzaamheden kunnen de kosten voor de compliancefunctie goed beheerst en bewaakt worden. En als er geen werk is voor de externe compliancefunctie worden er dus ook geen kosten gemaakt.
Een compliancefunctie is bij pensioenfondsen niet wettelijk verplicht. Ook worden er geen wettelijke eisen gesteld aan de compliancefunctie. Wel moeten pensioenfondsen voldoen aan een groot aantal eisen en dienen ze te beschikken over een integere bedrijfsvoering. Het inrichten van een compliancefunctie zou hier een belangrijke bijdrage aan kunnen leveren.
DNB heeft recent een good practice over de compliancefunctie gepubliceerd. In deze publicatie worden een aantal praktijken beschreven waarmee op adequate wijze invulling kan worden gegeven aan deze tweedelijns rol. In deze publicatie worden een aantal belangrijke elementen genoemd om naleving van wet- en regelgeving en het beperken integriteitsrisico’s te realiseren.
Voor meer informatie over de DNB en AFM richtlijnen over de compliancefunctie bij pensioenfondsen, kun je ons artikel lezen:
Wil je meer weten over onze visie op compliance en de wijze waarop de externe compliance rol wordt ingevuld? Onze compliance specialisten gaan graag met je in gesprek. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.
