Stel je voor dat je een kwart eeuw aan informatie moet centraliseren en organiseren in een datamanagementsysteem. Projective Group nam deze taak op zich bij een groot bedrijfspensioenfonds in Nederland. We assisteerden bij de structurele transformatie en migratie van gegevens en documenten. De informatie is nu gecentraliseerd, toegankelijk voor de medewerkers en op een logische en veilige manier opgeslagen.
Een kwart eeuw documentatie
Een groot, Nederlands pensioenfonds met een lange geschiedenis voldoet niet gemakkelijk aan de strenge wet- en regelgeving voor het bewaren van documenten. Onze hoofdverantwoordelijke consultant Gerben Vries had er zijn handen vol aan. Zijn klant stond voor de uitdaging om 25 jaar aan data documenten te structureren en te centraliseren. "De grootste uitdaging was de hoge mate van versnippering en het enorme aantal documenten. Dit op een bijgewerkte, logische manier in de nieuwe repository krijgen was een van de grootste uitdagingen," zegt Gerben.
Er waren minstens twee miljoen documenten verspreid over meerdere locaties, met veel dubbele en overbodige bestanden.
Datamanagement en peoplemanagement
Als je met zo'n grote hoeveelheid data wordt geconfronteerd, is de eerste stap om het bestaande data en documentlandschap grondig te beoordelen. Zijn alle documenten nog relevant of kunnen sommige worden weggegooid? Daarna creëerden we een nieuwe structuur en vonden we een gebruiksvriendelijke en logische manier om alles op te slaan.
"Omgaan met een grote hoeveelheid gegevens is een uitdaging, maar mensen meekrijgen in een nieuwe manier van werken was dat ook", zegt Gerben. "Mensen waren gewend om documenten op een harde schijf op te slaan in een ingewikkelde boomstructuur, submap op submap. Nu konden ze documenten uploaden naar een online omgeving en metadata-informatie toevoegen. Mensen een andere manier van werken laten accepteren is altijd een uitdaging, dus dit kostte ons wat tijd."
Volledig compliant
In een jaar tijd hebben we het gegevensbeheer van het pensioenfonds volledig geherstructureerd. We hebben veel versnipperde informatie samengevoegd tot één centrale bron. We ontwikkelden ook een SharePoint-platform waarop medewerkers gemakkelijk kunnen communiceren en informatie kunnen delen. Het spreekt voor zich dat alles wat we ontwikkelden voldeed aan de informatie- en cyber security-controles die DNB voorschrijft. We besteedden speciale aandacht aan onderwerpen als bewaartermijnen en vertrouwelijkheidslabels en kregen goedkeuring van de chief information security officer.
We zijn er trots op te kunnen zeggen dat we aan alle controles van DNB voldoen.
Het nieuwe pensioenstelsel
Met de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel voor de deur, staan pensioenfondsen in het hele land voor een grote uitdaging. "De meeste pensioenfondsen hebben een lange geschiedenis. Ze hebben misschien wel 40 of 50 jaar lang een verzameling documenten opgebouwd die ze voor de lange termijn moeten bewaren. Het is niet eenvoudig om deze documenten op een logische manier op te slaan. Omdat pensioenfondsen hun gegevens op orde moeten hebben voor de overgang naar het nieuwe pensioensysteem, staat gegevensbeheer hoog op de prioriteitenlijst van pensioenfondsen in het hele land. Wij hebben in de loop der jaren de juiste kennis en ervaring opgedaan om pensioenfondsen te adviseren bij dit proces."
Datakwaliteit is een topprioriteit onder de nieuwe pensioenwet, wat betekent dat het moderniseren en centraliseren van gegevens voor efficiëntie en naleving nog nooit zo belangrijk is geweest.
Over Projective Group
Projective Group is opgericht in 2006 en is een toonaangevende veranderspecialist voor de financiële dienstverlening.
We worden binnen de sector erkend als leverancier van complete oplossingen en werken samen met klanten in de financiële dienstverlening om oplossingen te bieden die zowel holistisch als pragmatisch zijn. We hebben ons ontwikkeld tot een betrouwbare partner voor bedrijven die willen gedijen en bloeien in een steeds veranderend landschap van financiële dienstverlening.
